В Воронеже каждый месяц проходят десятки деловых мероприятий: семинары, мастер-классы, конференции для сотрудников. Но многие ли из них запоминаются? Какую аудиторию они собирают и почему потраченные на организацию деньги не конвертируются ни в новых клиентов, ни в имидж компании-организатора?
Разберем самые частые и, кстати, довольно очевидные «промахи» при проведении мероприятий, а так же спросим мнения экспертов Event-индустрии на этот счет.
Итак, чего делать не стоит:
- Начинать подготовку как можно позже. Иногда, вопрос аренды зала, поиска информационных партнеров, кейтеринга…встает перед организаторами только за неделю до мероприятия.
- Приезжать на место проведения конференции в день конференции. Не посетить заранее зал, не проверить аппаратуру. Кому не знакомо спешное передвигание столов за 20 минут до начала мероприятия, нехватка микрофонов, отказ работы проектора или недостаток столовых приборов на кофе-брейке?
- Тоже самое касается и персонала, который должен будет встречать и регистрировать гостей, отвечать за технические вопросы, – не проводите инструктаж до мероприятия. «Разберемся на месте» — часто можно слышать от организаторов, а на месте происходит разброд и шатание.
- Участников тоже можно пригласить в самый последний момент, особенно, когда о месте проведения узнают за неделю (см. пункт 1). Не надо никого обзванивать – просто вышлите письма, и ждите — кто к вам придет. Не надо снабжать приглашение схемой проезда и контактами.
- Еще можно придумать длинное и непонятное название для вашей конференции. «Система информационных инструментов анализа деятельности бизнеса» — звучит для вас понятно, а для аудитории?
- Возложите ответственность за организацию вашего мероприятия, скажем, — на секретаря. Т.е. на человека, который выполняет часто совсем иные обязанности в компании, и вынужден заниматься организацией конференции, попутно разгребая завалы на своей работе.
- Не приглашайте модератора, ведь с этим может справиться любой из ваших сотрудников. Но тут следует учесть, что работник, который «зажигательно» проводит конкурсы на вашем корпоративе, с модерацией делового мероприятия может и не справиться. Не лучше ли не рисковать и доверить это профессионалу?
- Экономьте на фото и видеосъемке. Сегодня неотъемлемой частью любой конференции становится видеосъемка, возможно, даже транслирование в on-line режиме. Это не только красивая картинка – но и рабочий материал для дальнейших публикаций на сайте, в СМИ, в социальных сетях.
- Старайтесь все сделать по бартеру. Бартер — это, конечно, хорошо, и сегодня много мероприятий проходят с привлечением партнеров на таких условиях, но вы должны точно понимать, какая аудитория у вас соберется и какие партнеры будут смотреться уместно, а от услуг каких все-таки лучше отказаться.
Сергей Слабунов, управляющий партнер компании «Event»
«Как провалить деловое мероприятие? Очень легко! Все умеют. Для начала назначьте мероприятие на воскресенье или на середину рабочего дня — так чтобы разорвать день, чтобы утро и вечер у гостей пропали. В идеале в этот же день должно проходить еще одно хорошее мероприятие ваших коллег для этой же аудитории. Выберите помещение, которое не подходит вам ни по формату, ни по статусу. Беспроигрышный вариант — новый зал, который вы лично не видели, но менеджер площадки клянется, что он хорош. Кстати, сессию можно провести даже в фойе —почему нет? Не проверяйте звук, мультимедийное оборудование: доверьтесь техническому персоналу площадки, ведь он очень переживает за ваше мероприятие. Верьте, что люди сами вас найдут и навигация вам не нужна. На регистрацию достаточного одного человека, не больше. Когда начнутся сессии, не следите за таймингом, ведь вы набрали спикеров с хорошим чувством времени, и они уложатся в отведенный час. Ни в коем случае не останавливайте их, если они вдруг вылезли из тайминга. Премодерация докладов, брифинг спикеров — тоже лишние телодвижения. И вуаля — задача выполнена, мероприятие похоронено.
Но есть индульгенция. Вам простят всё — и плохую площадку, и технические накладки, и пробки на регистрации, и растворимый кофе — если у вас крутые спикеры, честные кейсы, полезный контент. Всё остальное вторично и для занудных критиков.»
Андрей Галич, коммерческий директор и управляющий партнер «Incentive Club»
«Немногие компании располагают собственным event-подразделением, которое организует конференции, семинары, мастер-классы, презентации и другие мероприятия. Очень часто процесс организации события воспринимается как второстепенная задача, поэтому случаются различные ошибки. Наиболее распространенная – неправильная оценка времени на подготовку либо резервирование времени впритык. При самостоятельной организации мероприятия компании также упускают из внимания такую маленькую деталь как уровень освещения. Очень часто его бывает недостаточно для получения хороших кадров и проведения качественной видеосъемки. Либо компании арендуют площадку без использования функционала. К примеру, проводят мероприятие в гольф-клубе и не дают возможности поиграть в гольф. Большинство участников остаются недовольны этим «ограничением». Еще одна часто встречающаяся ошибка – неподготовленное выступление спикера. Это может выражаться в плохо отрепетированной речи спикера или в демонстрируемой презентации, перенасыщенной цифрами и мелким текстом. Также важно помнить и о продолжительности официальной части. Идеально, если она длится не более 40 минут, иначе аудитория начинает скучать.
Я рекомендую отдавать подготовку мероприятия специализированному агентству. Помимо очевидных плюсов, таких как страховка от ошибок, креатив и большой выбор вариантов, это освобождает от дополнительной нагрузки все департаменты компании: юридический, бухгалтерию, и т.д. Сотрудничество с агентством также позволяет внедрить в практику что-то новое. К примеру, в 2016 году мы предлагаем ИТ-компаниям провести собственные мероприятия в рамках летнего музыкального фестиваля IT Summer Fest. Компании получают необходимые рекомендации, продуманную концепцию, расписанный график и все возможные советы, сводящие к минимуму вероятность ошибок.»
Подготовила Ольга Гладнева
