«Как адаптироваться в open space», «open space давит на психику…» – стоит только открыть интернет, как складывается ощущение, что губительнее чем Open Space для работников, ничего другого и не придумано.
Однако, данную форму организации пространства давно и успешно используют крупные компании, малый и средний бизнес. Выгоды очевидны: экономия площадей и арендной платы, контроль сотрудников, быстрая коммуникация между отделами, но есть и свои «подводные камни». О том, каким компаниям «противопоказан» открытый офис, как сделать рабочее место максимально комфортным и о собственном опыте работы в open space — редакции журнала СТОЛЛЬ рассказали эксперты из разных областей:
Партнер и генеральный директор международного коммуникационного (PR) агентства Р.И.М. Porter Novelli Яков Миневич
Для коммуникационного агентства общение – основная питательная среда, его почти никогда не бывает слишком много. У нас работает 50 человек, и в 2002–2007 мы сидели в обычном офисе из комнат на 3-5 человек, а потом переехали в настоящий лофт – отреставрированный цех завода, который раньше производил стекло и хрусталь. Теперь у нас 500 кв.м. и потолок высотой 7 м., которые дают нереальное ощущение объёма. Наш офис словно многоквартирный дом. Поясню: рабочие места наших сотрудников представляют собой пространство, поделённое на небольшие уютные блоки, это не стеклянные перегородки, характеризующие в обычном понимании Open Space, это — перегородки, дающие ощущение собственного рабочего пространства, индивидуального мира, возможность уединиться, творить, при этом тебя никогда не покидает ощущение причастности к чему-то большему, динамики процессов, чувство вовлечённости в дела большой семьи. На мой взгляд, решение open space имеет ряд плюсов: оно позволяет рассадить сотрудников с максимальным использованием площади, упрощает процедуру общения, сближает коллектив. Но есть и минусы: когда вам необходимо сосредоточиться или переговорить конфиденциально, то открытое пространство — не самый лучший помощник. Поэтому любой open space подразумевает некое «закрытое» пространство: переговорные комнаты, кабинеты hr -специалистов, столовые. Мне очень нравится идея open space особенно для творческих, молодых, динамичных коллективов.
Директор отдела управления строительством CBRE Михаил Каплун
Прежде всего нужно обозначить не кому и зачем нужен Open space, а какие компании ни при каких условиях никогда не переедут в офис с открытой планировкой. Open space оптимален в тех случаях, когда в компании планируется поэтапное расширение коллектива. Кроме того, когда внутри компании существует необходимость проектной работы, с участием различных подразделений — без открытой планировки не обойтись.Огромным плюсом работы в открытом офисном пространстве является то, что человек, сидящий за соседним столом, слышит, над чем работает сосед. Особенно это важно в работе отделов продаж и развития бизнеса. Еще одним безусловным преимуществом Open space является существенная экономия используемой площади и определённый элемент эстетики в виде глубины пространства и объема воздуха. Негативной составляющей открытого офисного пространства является отсутствие хорошей звукоизоляции. Если рассадка сотрудников в офисе сделана не правильно, без учета функционала работы, то отсутствие звукоизоляции серьезно влияет на производительность труда. Единственными секторами бизнеса, которые никогда не откажутся от кабинетной системы — это юридический бизнес и в меньшей степени банковский. Это, прежде всего, связано с конфиденциальностью, но при этом очень теряется эффективность использования офисного пространства. Если отделы в офисе располагаются по принципу синергии, то с помощью open space можно не только сэкономить на аренде офиса, но и повысить эффективность бизнеса.
Начальник отдела по подбору персонала маркетингового агентства «Биплан» Ольга Никитина
Долгое время наша компания выбирала Open Space. В нем создается определенная атмосфера единения и улучшается коммуникация между отделами. Такой подход помогает оперативно решать задачи, наблюдать за активностью коллег и стимулировать весь рабочий процесс. Конечно, есть и конкретные минусы в данной ситуации – отсутствие личного пространства, которое часто требуется интровертам, желание поучаствовать в коллективных беседах и шум, возникающий по самым разным поводам, к примеру, кто-то может громко общаться по телефону или обсуждать очередной проект. Если вы не привыкли к подобным сложностям, то вам будет по-настоящему тяжело.
В начале прошлого года, в связи с новыми экономическим реалиями, нам пришлось переехать в другой офис, который был разделен на несколько кабинетов. Мы стали реже общаться вживую, перенеся большинство коммуникаций в Скайп и Битрикс, и хуже взаимодействовать с руководством, потому что они располагались в самом дальнем кабинет. Генеральный директор решил изменить ситуацию, так как она противоречила нашей идеологии и корпоративному кодексу, подыскав для офиса прекрасный вариант. Open Space действительно помогает нам получать больше удовольствия от самого процесса и заметно увеличивает эффективность работы.
Управляющий партнер Кадрового Центра «21 век» Светлана Петровичева
Руководители благодаря Open Spaсе получают ряд преимуществ. Во-первых, возможность участвовать непосредственно в разработке проекта, следить за качеством и системностью выполнения задач. Руководитель в режиме онлайн отслеживает действия сотрудников и при необходимости легко их корректирует. Во-вторых, возможность общаться с сотрудниками без переговорки помогает выстроить сплоченную команду, мотивированную на достижение общей цели. Сама атмосфера «открытой» планировки делает сотрудников ближе друг к другу. Появляются общие шутки, привычки, взаимопомощь. Стоит отметить, что адаптация новых сотрудников в open spaсе происходит значительно быстрее, потому что мобильность позволяет решать самые разные трудовые и организационные вопросы. Конечно, у такой планировки офисного пространства есть и недостатки. Иногда шум и переговоры коллег мешают сконцентрироваться на сложных задачах. Согласно исследованию Scandinavian Journal of Work, Environment and Health сотрудники open space берут больничные на 62% чаще, чем специалисты, которые работают в кабинетах. Все это, прежде всего, обусловлено быстрым распространением инфекций. А новые сотрудники могут стесняться и постоянно находиться в напряжении. Выбор планировки офиса должен зависеть от целей и вида деятельности компании. К примеру, для проектной работы Open Space – лучший вариант, так как важно взаимодействие сотрудников друг с другом, большую роль играет коллективный разум. В тоже время многие профессии требуют тишины и уединения, например, бухгалтера, кадровики. Для них лучше организовать отдельный кабинет.
Подготовила Ольга Гладнева