Проведение мероприятий для персонала, клиентов или партнеров — всегда ответственное и трудоемкое занятие. Как его сделать качественно и не допустить ошибок? Мы побеседовали на эту тему с Юлией Колесниковой – маркетологом ООО «Компания «Воронежский оконный завод», которая поделилась своим опытом организации крупной конференции для дилеров компании.
Юлия Колесникова, маркетолог ООО «Компания «Воронежский оконный завод»
— Как часто вы проводите мероприятия и какие, на какую аудиторию они рассчитаны?
Мероприятия мы проводим постоянно. У нас есть специалист, который занимается тренингами, развитием и обучением дилеров. В зависимости от темы обучения группы могут быть от 3 до 30 человек. А каждую пятницу на заводе проходит день открытых дверей для дилеров. Мы можем принять у себя в этот день до 10 гостей. Самым значимым событием является ежегодная региональная конференция участников оконного рынка Черноземья, которая проходит в конце года. На конференции присутствует 150-200 человек.
— Какие основные цели ваших мероприятий?
Поскольку «Воронежский оконный завод» работает только с дилерами, то наши мероприятия нацелены именно на них. Мы занимаемся обучением, рассказываем о новых разработках. Экскурсия на завод позволяет познакомиться с процессом производства, посмотреть, как проходит контроль качества продукции, узнать коллектив. Ежегодная конференция отличается своей масштабностью, открытым диалогом, возможностью неформального общения с поставщиками. При этом мы обязательно хотим передать идеологию ведения бизнеса, настроение нашей компании, зажечь сердца. Ведь во многом люди запоминают именно эмоциональные моменты, и мы стараемся аппелировать не только к разуму, но и чувствам. И нам это удается.
— С какими организационными трудностями вы сталкиваетесь? (зал, кейтеринг, проблемы с бюджетом, недобросовестные подрядчики)?
Конечно, качество не может быть даром, поэтому нужно сопоставлять затраты и ожидаемый результат. В Воронеже действительно сложно найти подходящую площадку для 200 человек. Везде всплывают какие-то «но»: космические цены, жесткие условия аренды (к примеру, невозможно привлечь сторонний кейтеринг), колонны посреди зала, отсутсвие необходимого технического оснащения. Нужно тщательно относиться к выбору, обязательно поверять технические моменты: микрофоны, колонки, свет. Кроме того от подрядчиков мы ждем командной работы, чтобы все сложилось в единый механизм и работало как часы.
— За какое время вы начинаете подготовку, какие основные этапы, сколько людей в среднем работают над организацией дилерской конференции?
Над конференцией мы начинаем работать за два месяца, но активная подготовка идет в последний месяц. Необходимо определиться с планом мероприятия, его целями, тематикой. Так как мероприятие масштабное, на этапе проработки и подготовки задействованы 6 человек. На этапе реализации уже включено больше людей, которые отвечают за выполнение конкретных задач: встреча гостей, регистрация, фото и видеосъемка, актеры, кейтеринг.
—Расскажи подробнее про концепцию конференции, как пришла идея делать мероприятие тематическим?
Первоначально задумка была немного иная, мы хотели показать в сценках работу розничного оконного офиса 10, 5 лет назад, а в своих докладах рассказать, как это нужно делать сегодня. В итоге из этого родилась идея сделать все в театральной тематике. В нашу концепцию прекрасно вписалось проведение мероприятия в кинозале. Кроме того именно на конференции была премьера ролика о нашей компании. В такой атмосфере это стало хорошим ходом.
— А кто работал над сценарием?
Наша компания отличается тем, что много идей мы реализуем сами. Механика мероприятия полностью прорабатывалась организационной группой, даже сценарий театральных постановок написан сотрудником компании.
— На каких пунктах ты считаешь можно сэкономить при подготовке мероприятия, а где экономия может обернуться катастрофой?
Экономия не должна быть целью. Нужно грамотно подходить к выбору подрядчиков. И все, на мой взгляд, должно быть, как говорится, в меру. Если устраивать большой банкет, то после него гости не смогут воспринимать информацию на официальной части. Можно сделать кофе-брейк, чтобы участники не остались голодными и были готовы продолжить активное участие. Но это все индивидуально, зависит от тайминга и целей мероприятия. Можно, к примеру, отказаться от официантов, тогда сервировочные столы будут погребены под кучей мусора на 10 минуте перерыва. Вот где экономить точно не стоит, это на сложных технических моментах и фото и видеоотчетах. Если вы хотите транслировать итоги на широкую публику или даже своим сотрудникам — будь добр, пригласи профессионала.
— Расскажи о подрядчиках, которые работали с вами в этом году, их плюсы и минусы?
От подрядчиков результат мероприятия очень зависит. В этом году у нас подобралась сильная команда, что я даже не смогу назвать минусов. Очень здорово, когда подрядчики на одной волне с заказчиками, понимают свои задачи, добросовестны и пунктуальны. Так получается не всегда, но нам повезло. Конференция проходила на территории кинотеатра Star & Mlad, техническое оснащение было полностью предоставлено кинотеатром. Хочу отметить, что у нас были не только презентации докладчиков, но и театральные сценки, а это звуковое сопровождение, игра светом. Мы все проработали с персоналом кинотеатра заранее, в итоге не было ни одной накладки. Кейтеринг от “Perffeto caffe” просто первоклассный. До встреч и с “Perffeto caffe” я не думала, что возможно угощать гостей настоящим кофе, а не кофе из пакетиков, когда число уачстников близко к 200. Было опасение, что возникнут очереди в ожидании приготовления чашечки кофе, но использовались две кофе-машины и тут все прошло отлично. По кофе-брейку можно смело оценивать уровень мероприятия: никакой одноразовой посуды и растворимого кофе, быстрая работа бариста и официантов. С командой VolemCinema мы работаем не первый раз, тут даже не было волнения. Наверное, каждый знаком с их работами и понимает, о чем я говорю. Кстати, видеоотчет о конференции уже можно посмотреть на нашем канале YouTube. Фотозона была организована молодым коллективом “Лови момент”. Оформление делали они самостоятельно по моему карандашному эскизу, готовый вариант мы увидели в день самого мероприятия, но ребята сделали все здорово. Еще у нас в работе были задействованы студенты Воронежской Академии Искусств. Мы остались довольны процессом работы и ее итогом, но лучшей оценкой, конечно, стали позитивные отзывы наших дилеров.
—Какие на твой взгляд стандартные ошибки при подготовке деловых мероприятий, как их избежать?
Надо четко все планировать и продумать моменты, где могут возникнуть сложности, к примеру, очередь на регистрации участников. Проработка задач, своевременное обозначение зон ответственности и сроков выполнения каждой задачи это — залог успеха. Заранее отдать в работу печать листовок, изготовление сувенирной продукции. У нас мероприятие проходит под новый год, в это время типографии очень загружены. Нужен запас времени, чтобы была возможность исправить какие-то вещи, это всегда случается. Само мероприятие должно быть легким, доступным, понятным. Это не должна быть лекция на 3 часа, нужно использовать интерактив, который отвлечет или привлечет внимание, не стоит ограничиваться только показом слайдов.
